Оплата оренди щомісяця на IBAN: як не плутатися з призначенням

Виписка Ігоря за жовтень: чотири надходження й чотири питання

Уявімо Ігоря з Луцька. Він не підприємець: здає дві квартири звичайним людям і невелике приміщення під кавʼярню ФОП-орендарці. Квартира 12 коштує 12 000 грн на місяць, квартира 7 коштує 9 500 грн, приміщення 20 000 грн. Імена й суми вигадані.

Ось що Ігор побачив у виписці за жовтень:

Питання до кожного рядка. Андрій заплатив половину, а другу половину за нього внесла мама, чи 6 000 грн від Галини закривають борг за вересень? Скільки з 11 370 грн становить оренда, а скільки комуналка? Чому ФОП Савчук перерахувала 15 400 грн, а не 20 000? І за який місяць кожен платіж, якщо орендарі платять то наперед, то із запізненням?

Третє питання не про неуважність, а про податки, до нього повернемося нижче. Решту знімає одне правило.

Один рядок призначення: обʼєкт, місяць, договір

Ігор попросив усіх орендарів писати призначення за одним шаблоном: Оренда [обʼєкт] за [місяць рік], договір №[номер]. Приклади:

• Оренда кв. 12, вул. Шевченка 5, за листопад 2026, договір №3
• Оренда кв. 7 за листопад 2026, договір №4, частина 1 з 2
• Борг з оренди кв. 7 за жовтень 2026, договір №4
• Комунальні послуги кв. 7 за жовтень 2026: світло, вода
• Оренда приміщення, вул. Лесі Українки 20, за листопад 2026, дог. №5 (утримано ПДФО і ВЗ)

Місяць у призначенні важливіший, ніж здається. Орендар, який платить 30 жовтня, може платити за листопад, а може закривати жовтень. За датою у виписці цього не видно, а через пів року, коли треба зʼясувати, чи є борг, вгадувати ніхто не захоче.

Рядок тримайте коротким, до 140 знаків: його має бути видно у виписці цілим, без трьох крапок у кінці. Загальні правила для призначень зібрано в статті що писати в призначенні платежу.

Комуналка окремо від оренди

Оренда щомісяця однакова, комуналка щомісяця різна. Коли обидві суми приходять одним платежем «оренда+ком», у виписці не видно, скільки з них за що, а будь-яка суперечка про лічильники зачіпає й оренду. Два платежі з двома призначеннями розводять ці питання: оренда закрита, про воду можна домовлятися окремо.

Якщо будинок обслуговує ОСББ і внески за квартиру платить орендар, домовтеся, хто й куди їх платить, і запишіть це в договорі. Як ОСББ приймають внески від мешканців, описано в статті про оплату внесків ОСББ за посиланням.

Готовий QR-код замість реквізитів у Viber

Найбільше помилок буває, коли орендар щомісяця сам набирає реквізити. Краще дати йому готовий QR-код чи посилання, де отримувач, IBAN, сума й призначення вже вписані. Ваш орендар не шукає реквізити в старих повідомленнях: відкриває посилання, бачить готовий платіж і підтверджує, тож оплата рідше переїжджає «на вихідні».

Тут є вибір, і його варто зробити свідомо. Одне посилання з постійним призначенням без місяця, наприклад «Оренда кв. 12, договір №3», можна використовувати щомісяця: орендар зберігає його й платить тим самим. Якщо ж у призначенні стоїть місяць, на кожен місяць потрібне нове посилання, бо призначення вписане в саме посилання й у застосунку банку не змінюється. Ігор обрав другий варіант: 25 числа він надсилає кожному орендарю QR-код на наступний місяць, і на трьох орендарів це кілька хвилин.

Ігор не ФОП, тому користується безкоштовним генератором QR-коду й посилання НБУ: він працює без реєстрації й нічого не зберігає. Якщо ви здаєте житло чи приміщення як ФОП, в ibanlink постійному посиланню відповідає позиція на сторінці з фіксованою сумою й призначенням, а щомісячному посилання на одну оплату: по ньому видно, чи орендар відкрив його й перейшов у банк, а отриману оплату ви позначаєте кнопкою «Оплачено».

Порада орендарям: якщо орендодавець раптом пише, що «змінив рахунок», зателефонуйте йому і перевірте новий IBAN, перш ніж платити. Саме так діють шахраї, які зламали чужий месенджер.

15 400 замість 20 000: хто сплачує податок з оренди

Повернімося до ФОП Савчук. Вона нічого не недоплатила. Коли фізособа здає нерухомість в оренду підприємцю чи компанії, орендар є податковим агентом (пп. 170.1.2 Податкового кодексу): під час виплати він утримує податок на доходи фізичних осіб 18 % і військовий збір 5 % та сплачує їх до бюджету (пп. 170.1.4 ПКУ). Податок рахують з орендної плати за договором, але не менше за мінімальну суму орендного платежу, яку визначають за методикою Кабміну. У договорі Ігоря 20 000 грн, і якщо ця сума не менша за мінімальну, утримують 3 600 і 1 000 грн, тож на рахунок приходить 15 400 грн.

Висновок для обліку: орендодавцю варто записувати повну суму оренди, а не те, що прийшло на рахунок. Від неї рахуються і податки, і заборгованість.

Це не податкова консультація. Ставки й строки наведено станом на жовтень 2026 року; перед сплатою перевірте чинні розʼяснення ДПС або спитайте бухгалтера.

Звірка раз на місяць за 10 хвилин

З чистими призначеннями звірка зводиться до однієї таблиці. Ось листопад Ігоря:

Борг видно одразу: друга частина за квартиру 7. Таблиця може жити будь-де, хоч у нотатках телефону, головне заповнювати її в один і той самий день місяця. Як обрати інструмент для обліку, розібрано в статті облік оплат від клієнтів: таблиця, CRM чи сервіс.