Рахунок на оплату для ФОП: як виставити і що в ньому має бути

Чи зобовʼязаний ФОП виставляти рахунок

Закон не вимагає рахунку на кожен продаж. Його виставляють, коли так передбачає договір, коли просить клієнт-компанія або коли ви хочете, щоб оплата прийшла з правильною сумою й призначенням.

Найближче до офіційного визначення формулювання є в Правилах НБУ про QR-коди, затверджених постановою від 19.08.2025 № 97. Рахунок на оплату там описано як «документ, який містить унікальний для отримувача коштів ідентифікатор документа, платіжні реквізити отримувача коштів, суму платежу, опис товару / послуги, за які здійснюється платіж, інші дані, які визначає отримувач коштів».

Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV поширюється на юридичних осіб (ст. 2), тож ФОП бухгалтерський облік за ним не веде. Але ваш клієнт-компанія веде, і підставою для обліку в нього є первинні документи (ст. 9). Тому компаніям, крім рахунку, зазвичай потрібен акт наданих послуг або видаткова накладна.

Зразок, який можна скопіювати

Дані вигадані, а IBAN узято зі зразка в реєстрі IBAN. Замініть усе на свої реквізити.

Рахунок на оплату № 15 від 10 жовтня 2026 р.

Сума словами: чотири тисячі пʼятсот гривень 00 копійок, без ПДВ.
Строк оплати: до 17 жовтня 2026 р.
Призначення платежу: Оплата за фотозйомку згідно з рахунком № 15 від 10.10.2026, без ПДВ
Постачальник: ФОП Коваленко О. В., підпис

Що перевірити перед відправкою

• Імʼя отримувача збігається з тим, як ваш рахунок ФОП записаний у банку.
• IBAN має 29 символів і правильне контрольне число. Перевірте його в безкоштовній перевірці IBAN: одна переставлена цифра, і гроші не дійдуть.
• Як код отримувача ФОП вказує РНОКПП (10 цифр), а компанія код ЄДРПОУ (8 цифр); так їх заповнюють і в платіжній інструкції за Інструкцією НБУ № 163.
• Сума цифрами й словами однакова, а «Разом» дорівнює сумі рядків.
• Є номер і дата: за ними ви знайдете оплату у виписці, а клієнт вкаже їх у призначенні.
• Якщо ви на другій групі єдиного податку, памʼятайте: послуги вона може надавати лише платникам єдиного податку та населенню (пп. 2 п. 291.4 ПКУ). Рахунок за послуги компанії на загальній системі для другої групи ризикований.

Рахунок-оферта: коли окремий договір не потрібен

Рахунок можна скласти як пропозицію укласти договір. Цивільний кодекс у ст. 641 каже, що пропозиція «має містити істотні умови договору і виражати намір особи, яка її зробила, вважати себе зобовʼязаною у разі її прийняття». А ч. 2 ст. 642 визнає прийняттям пропозиції дію за її умовами, зокрема якщо особа «сплатила відповідну суму грошей».

Отже, якщо в рахунку описано, що саме, коли й на яких умовах ви робите, оплата такого рахунку означає згоду клієнта з цими умовами. Додайте кілька рядків:

• предмет: що саме ви робите чи продаєте і в якому обсязі;
• строк виконання й спосіб передачі результату;
• умови повернення передоплати;
• фразу «Оплата цього рахунку означає згоду з умовами, викладеними в ньому».

QR-код на рахунку

Правила НБУ (п. 15 додатка 1 до постанови № 97) рекомендують друкувати QR-код у рахунку разом з рештою платіжної інформації. Ще три вимоги з тих самих Правил:

• дані в тексті рахунку й у QR-коді мають бути однакові (п. 16);
• для коду треба лишити достатньо місця й відступи від країв паперу, ліній згину та тексту (п. 17);
• найменший квадратик коду (модуль) не варто робити меншим за 0,5 мм, бо такий код погано друкується й сканується (п. 18).

Як створити сам код, покроково пояснено в статті про QR-код для оплати на IBAN. Для рахунку в PDF чи месенджері зручніше додати посилання на одну оплату: ваш клієнт відкриває його в телефоні, обирає свій банк, і платіж уже заповнений сумою й призначенням з рахунку. Переписувати реквізити не треба, тож немає зайвої причини відкласти оплату. Таке посилання з QR-кодом можна створити в ibanlink, а що писати в призначенні, підкаже стаття «Призначення платежу для ФОП».

Рахунок, акт і чек: що для чого

Чи потрібен чек, коли рахунок оплачують переказом на IBAN, розібрано в статті «Чи потрібен ПРРО, якщо клієнт платить на IBAN».

Ця стаття не є податковою чи юридичною консультацією. Правила наведено станом на жовтень 2026 року; для складних договорів порадьтеся з бухгалтером або юристом.